Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die im Impressum genannte Person bzw. Organisation.

Was Reach ist

Reach ist ein E-Mail-basierter Dienst für Vereine, Trainerinnen, Trainer und Gruppenleitungen, mit dem Mitteilungen an eine Empfängerliste (z. B. Eltern) versendet und der Empfang per Klick bestätigt werden kann.

Welche Daten wir speichern

• Konto der Trainerin / des Trainers (Coach): E-Mail-Adresse und Name, zur Anmeldung per Magic-Link und zur Zuordnung von Teams und Nachrichten.
• Kontakte (Empfänger:innen, z. B. Eltern): E-Mail-Adresse, Name; optional Name des Kindes und Telefonnummer, sofern vom Coach hinterlegt. Diese Daten werden ausschließlich zum Versand und zur Empfangsbestätigung der Nachrichten des jeweiligen Teams verwendet.
• Nachrichten: Betreff und Inhalt der versendeten Mitteilungen sowie Versandzeitpunkt.
• Zustell- und Bestätigungsstatus: für jede Empfängerin / jeden Empfänger und jede Nachricht wird gespeichert, ob die E-Mail zugestellt wurde, ob ein Zustellproblem aufgetreten ist und ob der Empfang über den Bestätigungslink bestätigt wurde (mit Zeitstempel). Hierfür wird ein einmaliger, zufälliger Bestätigungs-Token je Empfänger und Nachricht verwendet.
• Abmeldungen (Suppression-Liste): Wenn sich eine Empfängerin oder ein Empfänger über den Abmeldelink abmeldet, eine Adresse dauerhaft unzustellbar ist (Bounce) oder eine Löschung beantragt wurde, wird die E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste vermerkt, damit künftig keine weiteren Nachrichten an diese Adresse gesendet werden.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der vom jeweiligen Coach in Auftrag gegebenen Kommunikation mit der Empfängerliste seines Teams (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dem Coach bzw. berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Vereins-/Gruppenkommunikation).

Hosting und Auftragsverarbeitung

Die Datenbank wird bei einem Anbieter betrieben, dessen für Reach genutzte Region innerhalb der Europäischen Union liegt. Für den E-Mail-Versand und den Empfang von Zustell- und Bestätigungsereignissen nutzen wir Postmark (Active Campaign LLC, USA). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln bzw. im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework. Mit allen Auftragsverarbeitern besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Speicherdauer

Kontakt- und Nachrichtendaten werden gespeichert, solange das Konto des Coaches besteht bzw. solange sie für die Nachweisbarkeit von Versand und Empfangsbestätigung benötigt werden. Eine Empfängerin oder ein Empfänger kann jederzeit die Löschung ihrer / seiner personenbezogenen Daten verlangen (siehe unten).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Bei Löschung wird die zugehörige Empfängeradresse auf die Sperrliste gesetzt, damit keine erneute Aufnahme in eine Empfängerliste erfolgt. Statistische Auswertungen (z. B. Anzahl versendeter Nachrichten) bleiben dabei ohne Bezug zu Ihrer Person erhalten. Ein Coach kann seine Kontodaten jederzeit in den Konto-Einstellungen exportieren oder sein Konto löschen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den im Impressum genannten Verantwortlichen oder direkt an den Coach Ihres Teams.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.